フォルダ問題をタグで解決

前回の投稿に書きましたとおり IBM Connections Cloud を使い始めています。

試用期間を含めると1年ほどになりますが、数ある機能の中でも私が好んで使っているモノをご紹介したいと思います。

本日のお題は「タグ」です。

Windowsのアプリケーションでファイルを作成すると、ローカルやサーバーにある「フォルダ」に保存しますよね。

フォルダに「Notes」と「Domino」の2つがあったとして、保存したいファイルが「Notes/Domino 9.0.2新機能について.ppt」の場合、どうしますか？

後で探す時には、どちらのフォルダにも入っていて欲しいところ。

けれど、ファイルをコピーして複数のフォルダに入れてしまうと、編集する度に同じようにコピーを入れなければならないのが面倒ですし、容量を無駄にしたくない。私なら「IBM」という親フォルダを作り、そこへ入れてしまうかも。

これがファイル共有サーバーの場合、他人にもファイルが探せるようフォルダの名付けや保存先といったルールがあるかもしれませんが、保存先のフォルダがさらに深い階層になってしまいがちで、こうなると分類はできていても探し出すまでの操作の数が増えてしまいます。

じゃあ全文検索すればいいじゃない？

と普通は考えますが、ファイル中の全てのワードをインデックス化する全文索引では、検索結果が多くなりがちで、結果の山に埋もれてしまい、ピンポイントでたどり着くことができない可能性があります。

そんな時「タグ」を使います。

ファイルに書かれている内容を表す、かつ人が検索することを前提に厳選した言葉を「タグ」として付けておくのです。

先のファイルを例にとれば、"ibm" "notes" "domino" "9.0.2" "新機能" "プレゼン資料"といった具合です。内容から抜き出すならば "bootstrap3.2.0" "jquery" "rfc2231" "nif分離" などと特徴的なワードもタグ付けしておきます。

すると、タグのリストが自動生成されますが、タグ・クラウド形式のリストで表示した時、多くのファイルに付けられたタグが大きなサイズの文字になります。

タグ・クラウド上にあるひとつひとつのタグはリンクになっていて、クリックしたタグが付いているファイルのリストを表示してくれます。

タグの良いところは、あたかも一つのファイルが複数のフォルダに入っているかのように見えるところです。(こう書くとNotesメールの「フォルダ」はタグと似ています)

また、ファイルを探す時、フォルダの場合「マイ・ドキュメント」-「資料集」-「標準ソフトウェア」- 「パソコン」-「IBM」といった上位の階層からたどって絞り込んでいきますが、タグの場合はタグ・クラウドから "notes " といった特徴的なタグを選ぶことで、より近い所から絞り込み始める事が出来ますので、比較的効率よく目的のファイルを探せます。

そうは言っても「フォルダ文化」に染まった人が、急に「タグ文化」の世界へ放り込まれたら大いに戸惑います。しかし IBM Connections Cloud にはフォルダはあるものの、階層を作ることができません。ここで拒絶反応を示すユーザーは多いようです。

せめてローカルのフォルダ階層をクラウドへひとまとめにドラッグ＆ドロップすると、フォルダ名をタグに置き換えてくれるようなツールでもあればなあ…などと思いながら、私は自主トレの甲斐あってようやく「タグ文化」にも馴染んできました。

ファイルが増えてきてタグ・クラウドから探す事に慣れてくると「rfc2231ってどのバージョンから対応してたっけ？」というような場合に、ファイルを開かなくても、それに付いたタグを見るだけで答えが出てしまうことに感動することでしょう。

今回はファイルを例に「タグ」を紹介しましたが、IBM Connections Cloud では他にもプロフィールやブックマークやつぶやきといったヒト・モノ・コトにも付けて、それらを串刺しで検索できる事も気に入っている理由です。